Règlement d'ordre intérieur

Janvier 2020.


1.- Préambule

Le règlement d’ordre intérieur précise les règles relatives à l’organisation et au fonctionnement de l’association.
Il s’impose à toutes les personnes en relation avec l’association.

Invoquer l’ignorance du présent R.O.I. ne sera pas admis.

2.- Les buts de l'association

L’association a pour but de maintenir :

    • des liens entre les membres du personnel retraités, préretraités ou MP 55+ de la BB, de la BL, de la BBL et d’ING Belgique ainsi que leurs conjoints de droit ou de fait; nous sommes convaincus qu’il est primordial d’avoir une vie sociale riche à la fin de notre carrière professionnelle. Maintenir des contacts avec ses anciens collègues en fait partie.

    • un lien avec la banque, notre ancien employeur, ainsi qu’avec les œuvres sociales gérées par la banque, actuellement ING Belgique.

A cet effet, l’association organise des activités culturelles telles que excursion d’un ou de plusieurs jours, participation à « La Revue » au théâtre des Galeries, visite d’expositions et d’entreprises. Les membres sont également invités à prendre part à la réunion annuelle de l’association qui se tient dans les locaux de la banque en novembre de chaque année.

Cette réunion est un moment privilégié offert aux membres présents leur permettant de retrouver, dans une atmosphère conviviale, d’anciens collègues de travail et de recevoir des informations sur la Banque et/ou l’Ascel. Cette rencontre se clôture autour d’un excellent repas.

L’association peut prêter son concours et s’intéresser à toute autre activité en conformité avec ses objectifs. Elle peut poser tous les actes se rattachant directement ou indirectement à ses objectifs.

L’association peut être appelée à participer à des réunions visant à préserver des droits reconnus aux pensionnés de la banque. Ces réunions se déroulent en étroite collaboration avec les responsables des associations de pensionnés de la banque et les responsables des départements de la banque concernés.

Par contre, elle n’a pas vocation à intervenir dans les problèmes que peut rencontrer un pensionné dans ses relations avec la banque en tant que client de cette dernière.

3.- Les membres de l'association

L’association est composée de membres adhérents et de membres effectifs. 

  3.1.     Les membres adhérents 

Tous les membres du personnel, qu’ils soient ouvriers, employés, cadres ou membres de direction, de toutes les entités de la BB, la BL, la BBL et d’ING Belgique, retraités, préretraités ou 55 +, ainsi que leurs conjoints de droit ou de fait peuvent devenir «membres adhérents» de l’association.

Le paiement d’une cotisation annuelle, servant à couvrir les frais de fonctionnement de l’association, est demandé à chaque ménage.

Tous les membres adhérents sont considérés sur un pied d’égalité et ce quel qu’ait été précédemment leur statut et/ou leur fonction au sein de la banque.

Ils participent, au gré de leurs affinités, aux activités qui leur sont proposées.

Les membres adhérents ne peuvent en aucun cas nuire aux intérêts de l’association. Ils mettront par ailleurs un point d’honneur à la promouvoir.

Ils ne contractent aucune obligation personnelle relativement aux engagements de l’association et sont libres de se retirer à tout moment en communiquant leur décision au comité de gestion de l’association.

Au décès d’un membre adhérent, son conjoint de droit ou de fait reste membre de l’association sauf s’il ne le désire pas.

Le comité de gestion peut suspendre et/ou exclure tout membre adhérent qui se rendrait coupable d’une infraction grave au R.O.I. et/ou à la législation belge ou qui aurait un comportement ne correspondant pas aux valeurs prônées par l’association.

Les membres démissionnaires, suspendus, exclus ou décédés, ainsi que leurs ayants droit ou héritiers n’ont aucun droit sur le fonds social de l’association.

Ils ne peuvent réclamer ou requérir ni relevé, ni reddition de compte, ni apposition de scellés, ni inventaire, ni remboursement de cotisations versées ou de toute autre somme d’argent.

  3.2.     Les membres effectifs

Les membres adhérents qui composent le Comité de gestion de l’association sont appelés «membres effectifs».

Tous les membres effectifs, membres du comité de gestion ou conseillers, exercent leur mandat bénévolement.

Seuls les frais de déplacement ou de logistique exposés, acceptés et dûment justifiés pour l’accomplissement de leur mission, leur sont remboursés.

  3.3.     Le registre des membres adhérents

Le registre des membres adhérents reprend des informations telles que: le nom, le prénom, l’adresse principale et/ou secondaire, le n° de téléphone, le n° de GSM, l’adresse e-mail, la date d’entrée dans l’association, le matricule, la date de naissance ainsi que la dernière activité exercée ou le nom du dernier service et ce, tant pour le titulaire que pour son conjoint de droit ou de fait si ce dernier est lui-même un ex-MP.

Ce registre est tenu au quotidien sous forme informatique et conservé par le teneur du fichier des membres de l’association.

Il est confidentiel et ne peut être diffusé ou communiqué. Il permet uniquement à l’association d’informer ses membres sur les activités culturelles qu’elle organise.

En aucun cas, les coordonnées des membres adhérents ne sont et ne peuvent être communiquées à des tiers membres ou non membres de l’association sans l’accord préalable du membre concerné.

4.- La gestion de l'association

  4.1    Le comité de gestion

   4.1.1.- Composition

Le Comité de gestion est composé au minimum de 8 membres effectifs.

Peut être nommé membre effectif tout ex-membre du personnel de la BB, la BL, la BBL, ING Belgique qu’il soit ouvrier, employé ou cadre, à l’exception toutefois de tout ex-membre de direction.

Pour devenir membre effectif, tout membre adhérent qualifié ci-avant doit :

   • en faire la demande écrite au président qui présentera la candidature au comité de gestion et aux conseillers, lesquels statueront sur l’admission ou le refus de celle-ci. Leur décision sera sans appel;
    • accomplir un stage de 6 mois minimum permettant aux deux parties de mieux se connaître et de décider de commun accord de la suite à donner à l’engagement;
    • être en ordre de cotisation.

Le comité peut aussi décider de recruter tout membre adhérent dont les connaissances et les qualités peuvent aider au rayonnement de l’association.

Le mandat de chaque membre effectif a une durée de 3 ans, renouvelable.

Chaque membre du comité est libre de se retirer à tout moment en adressant par écrit sa démission au président du comité de gestion. Le comité de gestion prendra acte de cette démission. Le membre interrompant son mandat reste cependant responsable de sa gestion jusque la fin de l’exercice comptable en cours.

Deux restrictions sont apportées en matière de renouvellement de mandat :

    • tout membre du comité de gestion atteignant l’âge de 75 ans en cours de mandat deviendra d’office « conseiller » le 31/12 de l’année de son anniversaire et n’exercera donc plus de fonction opérationnelle au sein de l’association. Si lui-même ou le comité de gestion souhaite prolonger cette activité opérationnelle, il/le comité adressera sa demande par lettre au Président qui soumettra cette demande au comité de gestion statuant par vote à majorité simple;
    • les mandats tant du président que du vice-président du comité de gestion sont limités au nombre de deux maximum et ce, même s’ils ont moins de 75 ans à la fin de leur second mandat. Au terme de leurs deux mandats, ils deviennent automatiquement conseillers.
Toutefois, tant le président que le vice-président peuvent solliciter un mandat supplémentaire qui ne pourra leur être accordé que par le comité de gestion statuant par vote à majorité simple.

Le comité de gestion désigne en son sein un nombre de personnes nécessaires pour assurer la gestion journalière de l’association, avec un minimum de 8 personnes: un président, un vice-président, un trésorier/ comptable, un coordinateur culturel, un teneur du fichier des membres, un secrétaire, un chargé de relations publiques et un gestionnaire informatique.

Afin de garantir la continuité de chacune des fonctions, chaque gestionnaire aura, au sein du comité de gestion, un remplaçant désigné.
 
Tous les membres du comité de gestion s’engagent à s’investir d’une manière active et régulière dans la vie de l’association, à savoir : répondre aux convocations, assister aux réunions, s’impliquer dans les débats et s’engager lors des prises de décision.

La démission d’un membre de la fonction qu’il exerce au sein du comité de gestion n’emporte pas, à priori et sauf avis contraire dudit comité, sa démission en qualité de membre adhérent de l’association.

Les membres du comité de gestion s’engagent à ne pas utiliser les renseignements en leur possession relatifs à l’association et à ses membres, tant pendant qu’après l’exercice de leur mandat.

   4.1.2.- Compétence, pouvoirs de décision et de signature

Le Comité de gestion, unique organe de gestion de l’association, délibère et décide de manière souveraine sur tous les sujets concernant la vie de l’association.

Relèvent notamment de sa compétence :

    • l’admission et la révocation des membres du Comité de gestion et des conseillers,
    • la nomination et la révocation du/des vérificateur(s) aux comptes,
    • l’approbation des comptes de l’association,
    • l’approbation et les modifications du R.O.I.,
    • la décharge à octroyer aux membres du Comité de gestion et au(x) vérificateur(s) aux comptes,
    • la suspension ou l’exclusion de membres adhérents de l’association,
    • la fixation du montant de la cotisation annuelle,
    • la dissolution volontaire de l’association.

Cette liste n’est pas limitative.

Le comité de gestion se réunit en principe tous les deux mois ou plus fréquemment si nécessaire. Les réunions se tiennent au jour, à l’heure et au lieu fixés lors de la réunion précédente ou dans la convocation.

Le président détermine et diffuse les points qui figurent à l’ordre du jour de la réunion par courriel. Libre à chaque membre de lui communiquer des sujets à mettre à l’ordre du jour.

Les réunions du comité de gestion se déroulent sous la direction du président ou, en son absence, du vice-président. En cas d’empêchement tant de l’un que de l’autre, la réunion est reportée à une date ultérieure à fixer. Toutefois, en cas d’urgence ou de force majeure, ils peuvent désigner un autre membre du comité de gestion pour les remplacer.

Les décisions sont prises à la majorité simple des membres présents, chacun d’entre eux disposant d’une seule voix. En cas de partage des voix, celle du président est prépondérante. Il en va de même lorsque le vice-président ou tout autre membre du comité de gestion assume la charge de président.

Les discussions sur les points à l’ordre du jour et les décisions sont consignées dans un procès-verbal, lequel est porté à la connaissance des membres du comité de gestion pour approbation ou refus, total ou partiel, du texte. Les procès-verbaux approuvés et donc définitifs sont conservés au secrétariat.

Les actes, autres que ceux de gestion journalière courante, qui engagent l’association sont signés conjointement par le président et le vice-président ou, en l’absence de l’un des deux, par un autre membre du comité de gestion.

Les membres du comité de gestion de même que toute personne mandatée par lui ne contractent, en raison de leur fonction ou de leur mandat, aucune obligation personnelle et ne sont responsables que de l’exécution de leur mandat.

  4.2    Les Conseillers du Comité de gestion

A l’issue de son mandat au sein du comité de gestion, le membre effectif reprend le statut de membre adhérent avec le titre de conseiller.

Le comité de gestion peut demander à certains membres de l’association (ex-membres du comité de gestion ou membres adhérents), bénéficiant d’une expertise reconnue dans un domaine d’activité bien précis (organisation de voyages, informatique, problèmes relatifs au personnel, etc.) de lui faire part de leur expérience et de leur avis à propos de tel ou tel problème précis se posant au sein de l’association.

Les conseillers participent ou non aux réunions du comité de gestion en fonction des ordres du jour de ce dernier. Ils y disposent chacun, pour les problèmes relevant de leur compétence particulière, d’une voix consultative.

A titre exceptionnel, le comité de gestion peut toutefois leur accorder une voix délibérative : par exemple, lors de l’élection d’un membre du comité de gestion, de son président ou de son vice-président ou lorsque le comité le décide.
 

 5.- Les activités

   5.1    Généralités

5.1.1. L’organisation des voyages, minitrips ou excursions d’un jour, est confiée à une agence de voyages agréée et spécialisée en la matière. L’association se charge uniquement d’informer ses membres sur les activités et les modalités proposées par ladite agence de voyages et à recevoir les inscriptions.

Partant du principe que « le paiement vaut réservation », tout membre adhérent intéressé doit, à réception de l’avis d’information relatif à une activité, en effectuer, dès que possible, le paiement sur le compte renseigné et dans le délai précisé dans l’avis d’information.
Sa réservation ne sera définitivement enregistrée qu’à réception de son paiement.

5.1.2. Etant donné la limitation du nombre de participants à une activité, l’ordre d’arrivée des paiements déterminera donc la possibilité de pouvoir y participer ou non.
 
Les membres adhérents qui effectuent leurs paiements après que le quota des places disponibles ait été atteint seront mis sur une liste d’attente. Ils pourront participer ou non en fonction des désistements éventuels. S’ils ne peuvent participer, le montant versé leur sera remboursé.

5.1.3. Le comité de gestion se réserve le droit d’accepter ou non que des amis et connaissances des membres adhérents participent aux activités. Leur réservation ne sera cependant prise en considération que dans la mesure où il reste de la place disponible et après que les demandes des affiliés aient été satisfaites.
Les personnes, non membres de l’association, seront donc toujours reprises sur une liste d’attente au moment de leur demande de participation. Ces personnes, si elles sont autorisées à participer aux activités, sont tenues de se soumettre aux règles qui régissent l’association.

5.1.4. Toute contestation sera arbitrée par le comité de gestion, dont la décision sera sans appel.

5.1.5. Tout participant doit se couvrir par une assurance de type « assurance responsabilité civile » pour ce qui concerne la responsabilité qui pourrait lui être imputée à la suite de dégâts matériels ou physiques. L’association n’assume aucune responsabilité si un litige devait être imputé à un participant.
De plus, il est conseillé à tout participant à un voyage de se faire couvrir, à titre personnel, par une « assurance de type annulation » ainsi que par une « assurance de type assistance voyage » qui couvre le remboursement de frais médicaux sur place et les frais de rapatriement éventuel, étant donné que l’association n’intervient pas dans la couverture de ces deux risques.

Aucun remboursement ne sera effectué si le désistement est signalé moins d’un mois avant le départ du voyage.

5.1.6. Seuls deux points d’arrêt sont fixés, Bruxelles et Wavre, sans autre arrêt intermédiaire.

5.1.7. Le comité de gestion apportant la plus grande vigilance à la mise au point des activités culturelles, les membres adhérents, leurs invités éventuels ainsi que leurs ayants droit exonèrent les membres du comité de gestion de toute responsabilité découlant d’une éventuelle faute de leur part à l’occasion de la préparation ou du déroulement de l’activité.

   5.2    Règles valables pour toutes les activités

Les règles suivantes sont d’application pour tout type d’activité :

    • être en ordre de cotisation pour pouvoir prendre part à une activité;
    • les lieux de rendez-vous, limités à deux, sont fixés dans l’avis;
    • il est interdit de fumer dans l'autocar et dans les lieux de restauration;
    • il faut boucler sa ceinture de sécurité dans le car;
    • il est interdit de circuler dans le car lorsque celui-ci est en mouvement;
   • les places dans le car sont attribuées en fonction de l’ordre d’arrivée des paiements. Pour des raisons d’organisation, des places à l’avant sont réservées au président et au coordinateur culturel, à leurs conjoints de droit ou de fait ainsi qu’aux personnes moins valides;
    • quelle qu’en soit la raison, les personnes inscrites et ne participant pas à l’activité ne seront remboursées qu’à concurrence des frais non facturés à l’association;
    • les participants se rendant sur les lieux de l’excursion / du voyage par leurs propres moyens ne pourront pas prétendre au remboursement du coût de transport en car.

   5.3    La réunion annuelle

Le Comité de gestion fixe la date de la réunion annuelle, le programme de la journée ainsi que la liste des personnalités à inviter.

Il invite à cette réunion, outre les personnalités sollicitées, tous les membres adhérents ainsi que leurs conjoints de droit ou de fait en ordre de cotisation.

Vu la limitation du nombre de places disponibles, le droit d’y participer ou non dépendra de l’ordre d’arrivée des paiements.

Au cours de la réunion, le président et/ou le vice-président du Comité de gestion ainsi que d’autres membres de ce comité passent en revue le déroulement des événements de l’année écoulée et communiquent les projets de l’année à venir.

Ces évènements et projets sont ensuite diffusés à l’ensemble des membres adhérents par l’entremise du journal de la réunion annuelle.

Chaque membre adhérent, présent ou non à cette réunion et en ordre de cotisation, en reçoit un exemplaire par mail ou par courrier postal s’il ne dispose pas d’une adresse mail.

6.- Les ressources de l'association

   6.1    Les cotisations

Tout membre du personnel retraité, préretraité ou MP 55+, souhaitant devenir membre adhérent de l’association, doit s’acquitter d’une cotisation annuelle dont le montant, fixé par le comité de gestion, est actuellement de dix euros par ménage et payable en janvier de chaque année.

Tout membre adhérent désirant participer à une activité culturelle, en ce compris la réunion annuelle, devra être en ordre de cotisation. Si tel n’est pas le cas, il devra, au préalable, s’acquitter de cette cotisation pour pouvoir prendre part à l’activité.

   6.2    Les dons

L’association reçoit occasionnellement de ses membres adhérents, au titre de libéralités, des dons d’argent qui sont dûment enregistrés dans ses comptes bancaires.

7.- Le contrôle et la vérification des comptes de l’association

Le Comité de gestion désigne, en qualité de vérificateur(s) aux comptes, un ou deux membres adhérents, chargés de vérifier la bonne tenue des comptes de l’association.
Ce(s) dernier(s) possède(nt) un droit de contrôle illimité sur l’ensemble des opérations de l’association. Il(s) participe(nt) aux réunions du Comité de gestion.

Le(s) vérificateur(s) aux comptes est/sont nommé(s) pour une durée de 3 ans, renouvelable au maximum trois fois consécutivement, jusqu’à ce qu’il(s) atteigne(nt) l’âge de 75 ans. Si lui-même (eux-mêmes) ou le comité de gestion souhaite(nt) voir prolongée cette activité opérationnelle, la demande en sera faite par lettre adressée au président qui la soumettra au comité de gestion statuant par vote à la majorité simple.

A l’issue de son (leur) travail de vérification des comptes arrêtés au 31/12 de chaque année (examen des mouvements en compte, des pièces comptables, des justificatifs, etc.), le(s) vérificateur(s) aux comptes doit (doivent) rédiger un rapport de contrôle à l’attention du président du comité de gestion. Ce rapport est porté à la connaissance de tous les membres du comité de gestion lors de la réunion suivante.

Après approbation des comptes de l’association par le Comité de gestion, décharge lui (leur) est donnée par ce dernier.

Le mandat de vérificateur aux comptes est exercé à titre gratuit. Seuls les frais exposés et dûment justifiés pour l’accomplissement de la mission de contrôle sont remboursés.

8.- Le site internet

L’association a créé un site Internet dont l’adresse est la suivante :

www.seniorsingbrussels.be.

Elle publie sur ce site toutes les informations relatives à la vie de l’association ainsi que des photos prises lors des diverses activités organisées et de la réunion annuelle. Toute personne figurant sur une photo peut demander à ce qu’elle soit « floutée » en adressant sa demande au gestionnaire du site.

Tout texte et/ou avis publié sur ce site doit avoir reçu au préalable le feu vert du président ou du vice-président du Comité de gestion.

Le comité de Seniors ING Brussels.

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